Ở các ngành mà nghiên cứu sinh được nhận vào nhóm của một giáo sư cụ thể, việc liên hệ trước có ảnh hưởng thật. Nhưng phần lớn thư từ ứng viên quốc tế không được trả lời, và lý do thường không phải vì người nhận bận.
Một giáo sư có tiếng trong mùa tuyển sinh có thể nhận hàng trăm thư, và phần lớn giống hệt nhau: một đoạn khen ngợi chung chung, một đoạn liệt kê điểm số, một câu xin được nhận. Loại thư đó không cung cấp thông tin nào để người đọc quyết định, nên bị bỏ qua.
Trước khi viết, trả lời ba câu
- Người này có đang nhận nghiên cứu sinh không? Nhiều trang cá nhân ghi rõ, có khi ghi thẳng là năm nay không nhận. Bỏ qua dòng đó là tự chuốc im lặng.
- Ngành này có văn hoá liên hệ trước không? Ở các ngành thực nghiệm có phòng thí nghiệm, liên hệ trước là bình thường và có ích. Ở nhiều ngành nhân văn và một số chương trình tuyển theo hội đồng chung, liên hệ trước gần như không ảnh hưởng và có nơi còn ghi rõ là không cần.
- Bạn đã đọc gì của họ chưa? Đây là câu quyết định. Không đọc thì không viết được một bức thư khác biệt.
Cấu trúc một bức thư được đọc
Mục tiêu không phải được nhận qua email. Mục tiêu là để người đọc nhớ tên bạn khi hồ sơ của bạn xuất hiện trên bàn hội đồng vài tháng sau. Vì thế thư nên ngắn: khoảng hai trăm tới ba trăm từ.
Tiêu đề thư. Cụ thể và có mốc thời gian, chẳng hạn nêu rõ là ứng viên tiến sĩ cho mùa tuyển sinh năm nào, kèm chủ đề quan tâm. Tránh tiêu đề chung chung kiểu xin hỏi về cơ hội nghiên cứu.
Câu một. Bạn là ai, đang ở đâu, học ngành gì. Một câu.
Câu hai tới bốn. Phần quan trọng nhất: một nhận xét cụ thể về một công trình của họ, kèm một câu hỏi hoặc một hướng mở rộng. Đây là chỗ chứng minh bạn đã đọc thật. Không cần thông thái, chỉ cần thật.
Câu năm tới bảy. Bạn đã làm gì liên quan. Nêu kết quả cụ thể, phương pháp cụ thể, công cụ cụ thể.
Câu cuối. Một câu hỏi rõ ràng và dễ trả lời: thầy cô có dự định nhận nghiên cứu sinh cho mùa tới không. Câu hỏi đóng dễ trả lời hơn câu hỏi mở.
Đính kèm. Một tệp lý lịch, không quá hai trang. Không đính kèm bảng điểm, không đính kèm chứng chỉ, không đính kèm ảnh.
Ba lỗi phổ biến nhất
- Gửi hàng loạt thấy rõ. Cùng một đoạn mở cho mười người, chỉ đổi tên. Người trong cùng khoa có nói chuyện với nhau.
- Khen quá đà. Những câu như công trình của giáo sư đã truyền cảm hứng cho cả sự nghiệp của em gây phản tác dụng vì nó không kiểm chứng được và không mang thông tin.
- Hỏi thứ đã có trên trang web. Hỏi học phí bao nhiêu, hạn nộp ngày nào, cần điểm bao nhiêu. Những câu này thuộc về phòng tuyển sinh, không thuộc về giáo sư, và nó cho thấy bạn chưa tự tìm.
Gửi khi nào
Mùa tuyển sinh của phần lớn chương trình tiến sĩ ở Mỹ có hạn nộp rơi vào khoảng tháng Mười hai tới tháng Một cho kỳ nhập học mùa thu năm sau. Thời điểm gửi thư hợp lý là khoảng tháng Chín tới tháng Mười một: đủ sớm để người ta còn thời gian đọc, đủ muộn để họ đã biết kế hoạch tuyển của năm đó.
Gửi vào tháng Sáu thường nhận câu trả lời rằng còn quá sớm để biết. Gửi vào tháng Một thì hồ sơ đã nộp rồi, thư không còn nhiều tác dụng.
Không được trả lời thì sao
Chuyện bình thường, và không nên diễn giải thành từ chối. Một lần nhắc lại sau khoảng mười ngày làm việc là chấp nhận được, ngắn gọn, đính lại thư cũ. Sau lần đó thì thôi.
Quan trọng: không trả lời không có nghĩa là đừng nộp hồ sơ. Ở nhiều chương trình, quyết định do hội đồng đưa ra chứ không do một cá nhân, và nhiều người được nhận chưa từng liên hệ trước với ai.
Khi được trả lời
Nếu người đó đề nghị một cuộc gọi, hãy chuẩn bị như một buổi phỏng vấn: đọc thêm hai ba bài gần đây của nhóm, chuẩn bị nói ba phút về công việc của mình, và chuẩn bị sẵn câu hỏi. Ba câu hỏi đáng hỏi trong cuộc gọi đầu:
- Nhóm hiện có bao nhiêu người, và nghiên cứu sinh thường mất bao lâu để tốt nghiệp.
- Nguồn tài trợ của nhóm hiện ổn định tới năm nào.
- Thầy cô thường làm việc với nghiên cứu sinh theo nhịp nào, gặp riêng hằng tuần hay theo nhóm.
Ba câu này nghe thực dụng, và đó là điều tốt. Người hướng dẫn nghiêm túc sẽ đánh giá cao ứng viên biết mình đang bước vào cái gì.
Một lưu ý về giọng văn
Thư tiếng Anh gửi giáo sư Mỹ nên gọn và trực tiếp. Cách mở đầu vòng vo, xin lỗi vì đã làm phiền, hoặc hạ thấp bản thân, vốn là phép lịch sự trong văn hoá Việt, ở đây làm thư dài ra mà không thêm thông tin. Xưng hô đúng chức danh, vào thẳng việc, cảm ơn một câu ở cuối là đủ lịch sự.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc liên hệ giáo sư trước khi nộp hồ sơ tiến sĩ không?
Không bắt buộc và tuỳ ngành. Ở các ngành thực nghiệm có phòng thí nghiệm thì liên hệ trước có ích. Ở nhiều ngành nhân văn và các chương trình tuyển theo hội đồng thì gần như không ảnh hưởng.
Nên gửi email liên hệ vào thời điểm nào?
Khoảng tháng Chín tới tháng Mười một cho mùa nhập học mùa thu năm sau. Gửi quá sớm thì họ chưa biết kế hoạch tuyển, gửi sau hạn nộp thì thư ít tác dụng.
Email nên dài bao nhiêu?
Khoảng hai trăm tới ba trăm từ, đính kèm một lý lịch không quá hai trang. Không đính kèm bảng điểm, chứng chỉ hay ảnh.
Không được trả lời thì có nên nộp hồ sơ không?
Vẫn nên nộp. Ở nhiều chương trình, quyết định do hội đồng đưa ra và nhiều người được nhận chưa từng liên hệ trước với giáo sư nào.
Nên hỏi gì khi giáo sư đồng ý gọi điện?
Ba câu thực dụng: nhóm có bao nhiêu người và thời gian tốt nghiệp trung bình, nguồn tài trợ ổn định tới năm nào, và nhịp làm việc với nghiên cứu sinh ra sao.
